毎日繰り返し行う単純作業に時間をかけるのは無駄です！
日々の単純作業に頭を悩ませていると、
・単純作業に取り組むのがルーズになる
・やるべき仕事に手が回らない
・他の人に教えるときも一から教える必要がある
といったように、時間を大きく浪費してしまいます。
チェックシートなど、作業をタスク管理して、
考えなくてもできるように『仕組み化』しましょう。
■考えない『仕組み』をつくって時間短縮する
例えば、仕事で出張が多い方。
出張の度に、何を準備しますか？？
『携帯、PC、あっ充電器も必要だな』
『パスポートは入れたかな、財布はあるか』
『あ、ティッシュペーパーもいるかな』
という感じに準備している人も多いのではないでしょうか。
これでは、旅先で忘れ物をしたり、アタフタして時間も浪費します。
だからこそ、
【考えないでもいい仕組みを作って、時間短縮をする】
そのためには、チェックリスト一覧表の作成がおすすめ。
■チェックリストの作り方
チェックリストには、各種項目の□にレ点でチェックしていけば、
自動的に持っていくものがそろいます。
ルーティンタスクをこなすときも考えずに作業がすすみます。
これも仕組みの一つです。
そして、チェックリストを活用して実際にタスクをこなしていくと、
不足してる部分など発見できるため、
それを改善したチェックリストを作成しましょう。
完成度の高いチェックリストが構築ができるようになります。
■考えなくてもいいことに時間を使わない
ルーティンワークは単純作業になるため、
考えなくてもいいことに時間を使う必要はありません。
こうした作業を完璧に、かつ素早く終わらせるためにも
チェックリストを構築していきましょう。
■出張時チェックリスト一覧
□携帯電話
□携帯充電器
□ノートパソコン
□飛行機チケット
□クレジットカード
□キャッシュCARD
□シャツ ●日分
□パンツ ●日分
□靴下 ●日分
□ジャケット
□シャツ
□革靴
□パジャマ
□歯ブラシ
□歯磨き粉
□石鹸
□シャンプー
□リンス
□運転免許証
□メモ用紙A4
□名刺
上記のようなチェックリストを作成しておくと、
考えなくても完璧な準備ができるようになります！
■『仕組み』で生まれる大きなメリット
一人で仕事を抱え込むと、業務はもちろん私生活にも支障がでてきます。
『仕組み』を作れば仕事も私生活にも余裕がでてきます！
仕組みが生み出す2つのメリットをお話しましょう。
＜メリット１：私生活が充実する＞
一日に費やしていた日常業務や書類整理といった仕事を『仕組み化』することで、
朝のうちに短時間で終わらすこともできます。
結果的に多くの時間を、プライベートの時間にあてることができ、
自分の趣味や習い事にいける時間も増えていきます。
時間的な余裕を作りたいと思う方は必ず必要です。
＜メリット２：ビジネスの売り上げが向上する＞
仕事を仕組み化できれば、時間の効率がよくなっただけではなく、
ビジネスの売り上げも上がっていきます。
無駄な作業を減らし、
売り上げに直結する集客や営業の仕組みづくりに専念することで
会社の売り上げが伸びていくきっかけにもなります。
仕事のやり方に限界を感じたら
『仕組み』をつくるという思考を身に着けていきましょう！
■『仕組み化』は自分の時間への投資と思う
仕組みを作るまでは、時間がかかるのでめんどくさいと感じますが、
一回仕組みを作ってしまえば、あとから得られる時間は何倍もなります。
仕組みを一生懸命考えて構築する時間があったら、
自分でしたほうが早いと、よく聞きます。
それも、即座に対応しなければならないことであれば、
たしかに一理あります。
しかし、長期的に考えれば
一度手間と時間をかけて仕組みを構築して、あとで楽ができるようになる。
と考えれば、仕組みを作る習慣が身に付きます。
具体的にどんな仕事を仕組み化すればどんな効果が発揮されるのか、
実際に実践をしてみてください。
■『仕組み』が使われる『仕組み』をつくる
いくらチェックシートを作成しても、
マニュアルを作ったとしても使われなければまったく意味がありません。
「めんどくさいし、使いにくいからもういいや・・・」
こんな風に自然となってしまいます。
そうならないためにも、「仕組み」を常に使えるよう
日々アップデートすることが大切です。
みんなに使ってもらうための「仕組み」を作る必要があります。
実際に仕組みが稼働するのか否か？
これは、社長や管理職の部長以上の役職の人であれば、
1年に一回、1週間程度の休暇をとる仕組みをつくります。
そうすることで、管理者や社長がいない環境のなかで、
今まで通りの仕事やタスクをこなさなければならない。
あなたが構築した仕組みがうまく稼働すれば何も問題がありません。
しかし、自分がいなくなったとたんに
仕事が止まったり、多くの連絡が届いたりする状況では、
いい仕組みがあると言えません。
そうならないためにも、検証と改善を繰り返していきましょう。
■モチベーションが続く仕組みのアドバイス
ここで一つ、実行力で行動を習慣化するツールとしてオススメなのが
ポイントカードシステムです。
たとえば、朝起きして○○を毎日続けようと思ったら、
自分でポイントCARDを作り、次のようなルールを決めましょう。
『時間通りに起きれたら、シールを1枚 時間前に起きれたらシールを2枚』
シールが10枚たまったら、自分にになにかご褒美を上げるようにしましょう。
この方法は、何日かやっていくと
ポイントカードにシールを貼っていくことが楽しくなります！
小さな目標を作って、
それを一つずつ達成することで習慣化できます。
仕組みを一つ毎日目標をつくって、
ちいさなことでも作成できれば、
ポイントをつけるような仕組みがあると楽しいですね！
■思考を『仕組み化』する
この方法は、思考のフレームワークを作成するということ。
たとえば、目標設定をするときに、
１）目的
２）目標設定 数値を入れて
３）具体的な達成方法
４）現状の把握
５）原因の改善
とったように、一つの思考方法の流れで、
考え込んで動けないという状態を避けられます。
ぜひ、参考に頂ければ幸いです。
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