こんにちは、藤井悠平です！
・毎日仕事に追われている
・従業員やアルバイトが思う通りに動いてくれない
・自由な時間があまりない
と、日々の仕事の中で思うことはありませんか？
これらすべての問題は、仕事をうまく仕組み化できていない可能性が高いです。
仕事を忘れるたびにプロジェクトは遅れ、従業員は育たず、自転車操業のようにてんてこ舞い。。。
そんな状況を打破するために、
今日は仕事を仕組み化することで2時間かかっていた作業を5分で
終了させる方法をお伝えいたします。
仕事の『仕組み化』とは？
・自分の仕事をどんな従業員がやっても同じ結果ができるようにする
・自由な時間を確保できるため、集客やスキル向上の自分がやるべき仕事に集中できるようになる。
といったように、自分がやらなくても仕事が進む環境を作ることを仕事の仕組み化といいます。
『だれが、いつ、何度やっても、同じ結果を生み出すシステム』この環境を作り出すことです。
なぜ、『仕組み』が必要なのか？
仕組みがないビジネスを展開してしまうと、個人差が大きい会社になってしまいます。
例えば、フィットネスクラブのビジネスを経営しているとしましょう。
フィットネスクラブには一人一人のお客様に従業員のトレーナーが専属する。
お客様に教える内容ややり方が個人個人のトレーナーで違うことをしていると
ダイエットの結果が担当のトレーナーによってお大きく結果が変わります。
しかし、各種トレーナーにお客様へ提供するトレーニング内容や運動の順序、
サポートのやり方など詳しく書いた『マニュアル』をもとに対応すると同じ結果を生み出せます。
これこそ『仕組み化』です！
徹底的な効率化には『仕組み』が必要不可欠
仕事は時間をかけるほど良い。
というのは大きな思い込みです。
時間をいかに大切に効率よく活用するか？
一生に使える時間はみな平等、
限りある時間を有効に使い、時間の質を高めましょう。
逆に、『仕組み』が必要ない仕事とは？
まず、仕事には二つあります。
『作業系』『思考系』とこの二つです。
作業系の仕事は、ルーティンワークが主です。
書類作成、帳簿作成、会議の準備、朝礼、片付けなど。
思考系の仕事は、頭を使って考える仕事。
新規ビジネスモデルの構築、人事採用、企画立案、など。
この中で、優先的に仕組みを構築すべきなのは『作業系』です。
まずはあなたの一日にしている仕事をイストにして洗い出していきましょう。
自分がやっている作業系の仕事をピックアップしてください。
これが仕組みづくりの第一歩になります。
『作業系』より『思考系』の仕事時間を増やすべし
将来の成果につながり、収益や集客を上げていくポイントになるのは思考系の作業になります。
作業系の仕事に時間を消費していると、気が付けば一日が終わり
肝心な問題の改善や仕組みづくりに取り組むことができません。
時間が過ぎるごとに大きな差が生まれてしまうので
時間と労力をかけるなら思考系の仕事に集中をしましょう。
『仕組み』作りの3つの黄金ルール
仕組みを作るときは、『才能』『モチベーション』『記憶力』に頼らなくても
仕事が進む環境を作ることがポイントです。
ルール1：才能に頼らない
才能があり能力が高い人ほどすべて自分でやってしまいがちです。
しかしいつまでも仕事を独占している状態では、スタッフや周りの人が成長しません。
特別な才能がない人、アルバイトや学生でも、マニュアルと同じようにやれば
ある程度の結果が生み出せる流れを作ることが重要です。
ルール2：モチベーションに左右されない
人間はどうしても仕事に取り組むとき、めんどくさいと感じてしまって仕事に手が付かないことが多々あります。
一つの仕事をするのに、頭で一つ一つ考えなくてもチェックリストを順番にこなせば作業が完了する流れが重要です。
初めの取り組みのハードルを下げることができます。
ルール3：記憶に頼らない
会議が終わって、議事録やメモをとっただけでは決定した内容や議論の内容の理解にばらつきがでてしまいます。
まとめた内容は、関係者全員閲覧できる仕組みを作ることも大切です。
lineグループ・スカイプ・チャットワークといったサービスを使えば、情報のシェアは簡単です。
正しい情報の共有をしていきましょう。
『仕組み』を生み出す“7つの習慣”
●習慣1：いかに楽ができるか
仕組みづくりの本質は、めんどくさい作業ややりたくない作業を、いかに簡単に楽にできるかを考えることです。
めんどくさいを楽に変換しましょう！
●習慣2：シンプルなやり方にする
仕組みを作るときは、仕事内容のポイントを明確にします。
この仕事をこなすにはどこを押さえればよいか？
たとえば、ハンバーグの作り方なら
どのくらいの数量で、何分程度、いくらくらい。
といったように数字で管理できるようにしましょう。
●習慣3：記憶ではなく記録する
記憶力に頼っていると、必ず忘れます。
メモリストやTODOリストはスマホ一台あれば
フリーアプリもあります。
グーグルカレンダーやスプレッドシートは
パソコンさえあればどこでも共有できるので
ぜひ活用してみてください。
●習慣4：わからないことはすぐに専門家に聞く
自分で解決できない問題をずっと抱えたままでは
効率よく仕事がすすみません。
経験者や専門家に電話やメールで質問できる環境をつくることも仕組みづくりの一つです。
●習慣5：自分の仕事を時間給で判断する
他の人にあってもらうほうが効率的なら、自分では一切やらないほうが効率的です。
自分の時間給＝年収÷年間実働日数÷1日の労働時間 で計算できます。
※年間を月間にしてもかまいません。
時給を基準に自分がやべき仕事か判断していきましょう。
●習慣6：上手くいっている人のまねをすること
成功パターンをすばやく仕組みにするなら、
すでに成功している人のやり方をそのまま仕組みに変換できるか考えましょう。
●習慣7：自分の『仕組み』で人を動かす
自分の作った仕組みで動くのか、誰かが作った仕組みで動くのか。
自分で仕組みをつくらなければ、一生誰かが考えた仕組みに乗って行動しつづけなければなりません。
自分のルール作りや理想の状態で仕事が進む仕事は、自分自身で構築しましょう。
他の人でもできる『仕組み』を作る
多くの人ができる仕事として、仕組み化をするほうが自分の仕事が大幅に減ります。
『自分がいなくてもこの仕事が回るようにするにはどうすればいいか？』
『他の人が個人個人責任をもって、仕事を行うにはどんな仕組みが必要か？』
この発想力を常に考えて仕組みを構築していきましょう。
成功例を仕組みに変える方法
仕事を進める中で、集客・営業・企画・事務仕事など、
沢山の仕事を日々こなしていきます。
そのなかでも、上手くいった方法は必ず仕組みにしましょう。
その方法をステップ形式でお伝えします。
■ステップ1：上手くできた理由を分析する
たとえば、プレゼンテーションが苦手な人でもプレゼンテーションがうまくできる仕組みを作るとすれば
・どんな服装だったか
・プレゼンに使った時間はどのくらいか
・プレゼンの資料内容と構成は何か
・声のトーン、身振り手振りは何か
といったように、結果に結びつく要因を洗い出してみましょう。
そして先ほどの習慣でもお伝えしたように、
得たい結果がある場合、経験者や専門家の人に事前にうまくいく方法を聞いておきましょう。
そこで得たノウハウを仕組みとしてマニュアル化するのも手です。
■ステップ2：データ化して改善できる状態にする
ステップ1で分析した内容は必ずデータにしましょう。
メモ帳のタイトルに、第一回プレゼンテーション 成功例：要因
といったようにデータとしてまとめていくことで、
同じ仕事を繰り返していく中で成功するときの共通点が見つかります。
その共通点を改善してまとめることで精度の高いマニュアルが完成します。
一回仕組みを作れば終わりではなく、改善して精度を上げるということも
意識して取り組むことが大切ですね！
今日は、ここまで！！
また来週、仕組みの作り方についてお話していきます。
外注化と絡めた戦略をご提案させていただけれ幸いです。
最後までご覧になっていただきまして、
誠にありがとうございました。
see you agein !!
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