こんにちは！マーケティングエッジ株式会社秘書の大矢です。
スケジュールの優先順位とは？と聞かれた場合、多くの経営者や秘書は「先に決まっている予定」と答えるかもしれません。
だいぶ前からからアポを取って頂いた予定や、久々にお会いするお客様との予定など前から入っていた予定が優先されるのは事実です。
しかし、常に時間と戦っている経営者は違います。
経営者のスケジュールの優先順位とは、「重要度の高い予定」が最優先されなければいけません。
例え後から入ってきた予定でも、その時その瞬間に会社にとって大事な予定となれば、予定を変えてでも対応しなければなりません。
「前からの予定があるから」と予定を変えずに、お断りをしたらどのくらいのお金や時間の損失が生まれるでしょうか。
先方のご迷惑を考えると心苦しいところではありますが、誠意をもって素早くお詫びの連絡をして近い日程の提案を併せて行い、なるべく先方の手をわずらわせず次の予定の決定までご連絡をしています。
私も最初はスケジュールの変更が重なり、毎日胃が痛い日々が続きました。
今でもスケジュール変更の連絡は毎回申し訳ない思いで連絡をしておりますが、ボスが常に最優先事項の業務に時間が使えるようにサポートをしていきたいと思っています。
私のボスである鈴木は月の多くはドバイに戻っていますので、打ち合わせの多くはSkypeを使用しています。
Skypeでの打ち合わせは30分から60分となっていますので、なるべく同じ日に予定を集めておくようにしています。
しかし最初の頃は予定を詰め込み過ぎて、
- お昼を食べる時間がない、休憩ができない
- 打ち合わせが押してしまったら、他の打ち合わせ全てに影響が出る
といった事がありました。
休憩ができなければ、集中力も落ちるでしょうし、ご飯を食べなければ力もでません。
またせっかくお時間までにご準備をして待って頂いているお客様にさらに待って頂かなければなりません。
集中して打ち合わせをすることにより、ボスに効率よく時間を使ってもらおうと思っていましたが、いつの間にか逆にボスにもお客様にもご迷惑をおかけすることになってしまいました。
今は打ち合わせの間は決まった休憩時間を入れておくことがルールとなっています。
忙しいからと言って数多くの予定を詰めるのではなく、効率よくできる打ち合わせの時間をあらかじめ決めておき、その中で休憩を入れながら打ち合わせをすることで、お客様に満足いただける打ち合わせの時間を過ごしていただけるのではないでしょうか。
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