秘書の仕事だけでなく、営業・事務職などすべての仕事につきものの書類作成ですが、どのように作っていますか？
役所や税務署に提出する書類はフォーマットが決まっていますので、決まったルールに沿って入力または記入すればきちんとした書類が完成します。
数字の集計など間違えていなければ、苦労せずに作成できます。
しかし会社独自の書類や提案書・企画書などの作成に苦労している…、という方も多いかと思います。
以前お伝えしましたが、私は書類をゼロから作成しません。
必ず以前作成したデータを流用して作成します。
そのデータは1つとは限らず、いろいろなデータからいいところをチョイスして作成することもあります。
また提出先によりフォントや色味を変えるなどして、お客様により見やすくなるよう注意もしています。
- ご年配のお客様向けの場合はさりげなく文字を大きくしたり、色味をシンプルに。
- 若いお客様にはコントラストがはっきりとした色味を多用し、言葉と視覚で伝わるようイラストを多めに。
など私なりの判断ではありますが、ご提出いただくお客様を思い浮かべながら資料を作成します。
もちろん資料の目的は忘れません。
目的を忘れてしまうと、ただのきれいにまとまった資料になってしまいます。
せっかく時間をかけて作成し、時間をかけて目を通して頂くので、目的達成が一番しやすいまとめ方をしなくてはいけません。
「内容は細かいけど、なんだかよくわからないな…」
「きれいにまとまっているけど、どこをみればいいのかな…」
なんてモヤモヤしたことはありませんか？
そう思われない資料作りを心掛けて、お客様にモヤモヤしてもらうことなく、いつもスッキリしてもらえる資料を作りましょう。
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