こんにちは！マーケティングエッジ株式会社秘書の大矢です。
秘書という仕事上、ご対応するお客様は経営者の方が多く、また皆様お忙しい方ばかりです。
お時間に敏感な経営者様の皆様からご連絡やお問い合わせをいただいた場合、お待たせしないで連絡をするということを意識しています。
どのような内容でも判断できる内容であれば、すぐにご連絡をし、確認が必要であれば、お時間を頂きたい旨ご連絡をします。
とにかく「返事をしない」という事はありません。
ご連絡をされたお客様も、目的の回答がなくても問い合わせ内容は伝わっていると安心してくださいます。
またメールの内容はある程度定型文化できますので、事前に用意しておいた定型文をコピーして使用すれば手間もかかりません。
秘書は人数も少なく、仕事の量が多いので効率化を常に意識しなければなりませんが、あまりにも効率化にとらわれ過ぎて、大事なお客様とのつながりがおろそかになってはいけません。
私はメールの定型文もそうですが、どのような資料やデータもゼロからは作成しません。
例えば、プレゼン資料やニュースレターなどもデザインされたテンプレートを購入して作成をします。
購入したテンプレートは何度も利用できますし、プロが作ったデザインが凝ったものも多いのでお客様にも見やすい資料を私のような素人でも簡単に作成できます。
ゼロからアドビなどのソフトを使用して、センスの良いデザインのニュースレターを作成するとなったら、自社にデザイナーがいれば大丈夫ですが、通常のスタッフではどのくらい時間がかかるかわかりません。
また時間をかけて作っても、クオリティがどこまでいいものができるかわかりません。
テンプレートを活用すれば、文字を流し込み、写真を差し替えるだけで立派なデータが完成します。
WordやExcelの資料もすべてゼロから作ろうとせず、すべて過去のデータを利用して、効率の良い仕事を心がけています。
効率化するべき仕事は徹底的に効率化することで、大切なお客様対応にたっぷり時間をかけられます。
1日働ける時間は決まっていますので、ボスの時間管理だけでなく自分の時間も管理しなければなりません。
仕事や時間にメリハリをつけることにより、限られた時間内でも多くの仕事をこなすことができます。
ただ言われた仕事をやっていては、何1つ仕事は終わりません。
終わらない仕事ほど気持ちが落ち込むことはありませんので、仕事を1つずつ終わらせて達成感を感じながら日々を過ごしたいものです。
コメントを残す