マニュアルは「生き物」新しい息を吹き込んで育てよう！

秘書の仕事だけでなく、どんな仕事にも定期的にやらなくてはいけない仕事があります。

など様々なパターンがあります。

毎日や1週間に1度の仕事であれば、流れが身に付き毎回迷うことはありませんが、1カ月に1度や1年に1度の作業はどうしても記憶だけに頼ることができません。

自分自身も不安を抱きながら仕事をするので、例えミスがなかったにしても出来の良い仕事とはなりません。

いつも同じクオリティの仕事を最短の時間で仕上げるということが事務方にとっては最大の使命ではないでしょうか。

その使命を守るためには記憶だけでは全うできません。

大切な使命を全うするための最大の秘訣はやはり

「マニュアル」と「チェックシート」

ではないでしょうか。

マニュアルだけではだめでチェックシートだけでもだめで、両方使用して初めて完璧になります。

私も元々はマニュアルだけしか使用をしていませんでした。

マニュアルを見ながらやれば大丈夫かと思っていましたが、何度か作業をするうちにミスをしてしまいました。

作業に慣れてしまい、いつの間にかマニュアルを流し読みしながら作業をしてしまっていたことが原因でした。

人は慣れてしまうと怠慢になってしまいます。

マニュアルを活用せず、いつのまにか自分の記憶に頼った仕事をしてしまっていました。

そこでボスにアドバイスを仰いだところ、「チェックリストを併用しなさい」と言われてすぐに実行しました。

マニュアルを読みながら作業をして、最後にチェックリストで項目をチェックするだけでミスが無くなりました。

ミスのカバーをすることを考えるとチェックリストを使用する時間は決して無駄ではありません。

更に仕事が効率よく進むポイントなっています。

マニュアルやチェックリストはわが社では「生き物」のように取り扱い、常に更新して新しい息を吹き込んで育てています。

皆様の会社のマニュアルにも新しい息を吹き込んでみてはいかがでしょうか。