秘書の仕事だけでなく、仕事をするうえで
- 自分で判断できる仕事
- 上司又はボスの判断がないとできない仕事
があるかと思います。
最初のうちは線引きがわからず、とにかくすべて上司やボスに判断を仰いで行動をして仕事をこなし、そのうちに上記の線引きができていくかと思います。
線引きができないままだと、いつまで立ってもお互いの手間が減りません。
逆に間に人が立つので余計な手間と時間がかかります。
何事も判断をするときは責任が生じます。
責任感をもって仕事をすることは大切ではありますが、余計な負担をかける必要はありません。
余計な負担を持たないで仕事をするには、「ルール」さえあれば簡単です。
「ルール」があれば自分自身で意思決定ができます
- ■万円以内の決済は各自判断
- ■時から■時までのスケジュール決定権
- 外注の発注管理
など予めルールを決めておけば、上司やボスの判断を待つという無駄な時間を過ごすことはなく、お客様もお待たせしません。
ルールがあれば、ルール以外の事は判断を仰げばいいので誰もが迷わずすぐに行動ができます。
わからないから行動が止まってしまうということを無くすためにルールを決めておきましょう。
ルールやマニュアルを作成するときは何が大事でしょうか。
誰でもわかるように細かく作成することではなく、誰でもできるようなシンプルな内容にするべきです。
どれだけ手の込んだルールやマニュアルを作成しても、使えなければ意味がありません。
誰がいつ見ても一定の理解ができるようなシンプルな内容にしましょう。
ルールやマニュアルだけでなく、仕事はシンプルにすることがベストです。
複雑な作業や流れは時間もかかり、ストレスもたまります。
「断捨離」という言葉がありますが、今当たり前のように作業をしている事にも無駄が多く含まれているはずです。
時間のある時に自分の作業を見直してみましょう。
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