こんにちは。

秘書の大矢です。

 

自分でもたまに忘れてしまうのですが、

私は一応「秘書」という肩書きを会社からもらって

仕事をしています…。

 

本当はボスである鈴木も自分の好みのタイプの人を「秘書」にしたいと思うのですが、

 

小さい頃から知っている従兄弟の私を「秘書」として

おそらく色々我慢をしながら毎日仕事をしているのかと思います。

 

でも今はセクハラやパワハラなど非常に問題が多くなっていますので、

変な感情のわかない従兄弟の私を秘書にしているのは

もしかしたら正解なのかもしれません。

 

でもやっぱり「秘書」って聞いたら

いろんな夢が広がりますよね…。

 

 

会社経営をしていると秘書がいれば楽かな、なんて思うことも

あるかと思います。

 

でも秘書って実際どんな仕事をするのでしょうか?

 

・社長のスケジュール管理

・書類整理

・お客様対応

・お礼状作成

 

 

など…。そんなイメージを持っている方が多いのではないでしょうか。

 

 

だから秘書を雇えるのは大企業の社長だけで

今の自分には贅沢だ!なんて思ってはいませんか?

 

でも秘書の仕事って

 

「ボスと秘書で作り上げていくもの」

 

だと思います。

 

だから自分なりの、自分の会社なりの「秘書像」があっても

いいと思います。

 

「秘書だからこの仕事をしなくてはいけない」

「秘書だからこんな服装をしてなくてはいけない」

 

なんてどれも必要ありません。

 

我が社の場合はボスである鈴木が自分の仕事に集中できるように

それ以外のことは秘書である私が担当していることが多いです。

 

 

秘書と言いながら、秘書の仕事がメインではなくなっていますが、

私の秘書の仕事は

 

話や数字をまとめて鈴木に報告をする

 

というとてもシンプルな業務内容です。

 

相談ごとは判断しやすいように「OK」または「NG」

回答してもらえるような内容で報告をしています。

 

特に以前ボスがドバイに住んでいた時は

時差の関係もありリアルタイムで連絡が取れる時間が

限られていましたので、

 

さらにシンプルにわかりやすく報告内容をまとめる

 

ということを心がけていました。

 

・自分が報告されたらすぐに判断できる内容か?

・要点はまとまっているか?

・数字の間違いはないか?

 

に注意して報告をしていました。

 

 

報告をするとなると、色々心配になり

ついついダラダラと細かいことも

報告してしまいたくなりますが、

 

読む側の負担を考えて

できるだけ短い内容にすることを心がけています。

 

ボスである経営者は様々なところから

たくさんの報告を受けて、

そして判断をしていかなければいけません。

 

だからこそ、

 

秘書である私からの社内の報告事項は

なるべくボスの手を煩わせないように

シンプルなさっぱりとした報告をすることにしています。

 

せっかく時間をかけて報告をしても

 

「結局何がいいたいんだろう?」

「何を判断すればいいんだろう?」

 

と思われては意味がありません。

 

また報告するだけが目的なのか?

それとも判断をもらうことが目的なのか?

 

ということも報告を受ける人にわかってもらえなければいけません。

 

 

自分では伝えたつもり…でも

相手に伝わらなければ報告の意味はありません。

 

「お客様目線」という言葉がありますが、

どんな仕事でもどんな相手でも

「相手先目線」を忘れないことが、

 

時間のロスを短くし、効果的で効率的な仕事ができる

秘訣ではないでしょうか。

 

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