秘書の仕事をしているとまず大事なのが「連絡が取れる事」です。
ボスからの連絡やお客様からの連絡はもちろんのこと、社員からボスへの連絡などの取次もしなくてはいけません。
なので、勤務時間外も臨機応変に対応をしなくてはいけません。
もちろん秘書も人間ですので、プライベートの時間があります。
夜の時間帯や土日など連絡が取れないということもあるかと思います。
しかし連絡が取れなければ取れないなりに、何か違う方法を考えて対応し、折り返しの連絡をしたころにはすべて終わっているという事があります。
問題が解決していることに安心するのと同時に、拍子抜けする気持ちになります。
「秘書である私がやらなければこの仕事はできない」
「秘書である私がやらなければボスの確認が取れない」
と思っていますが、実際は秘書と連絡が取れなければ、直接ボスに連絡をしてくださいます。
またボスも秘書と連絡がとれなければ自分で問題を解決します。
秘書を経由することで物事はスムーズに行くかもしれませんが、秘書を経由しなくても少しの時間と手間を掛ければ物事は解決します。
多くの方は
- 「自分がいなければ会社が動かない！」
- 「自分が決めなければ会社が動かない！」
- 「自分が出社しなければ会社が動かない！」
という気持ちから、疲れていても休みがなくても毎日忙しい時間を過ごされているかと思います。
しかし本当にそうでしょうか。
そしてあの幹部が辞めたら会社が止まってしまう…。と思って遠慮している経営者様も多いと聞きます。
我がボスは「ブラックボックスは絶対に作ってはいけない」と言います。
人に仕事をつけるのではなく、仕事に人をつけることで、誰でもその仕事ができる状況を作ることが大切ではないでしょうか。
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