秘書の仕事には書類や資料作成があります。
資料やデータ等はゼロから作成せず、今まで作ったデータを流用して対応するようにしていますが、そのまま流用するだけではありません。
誰のために作っているのかで内容が全く変わってきます。
- ボスのためなのか
- 社員向けのボス作成資料なのか
- 社外のお客様向けなのか
上記対象者によって同じ内容の資料を作成しても内容は変わってきます。
基本的な内容は同じだったとしても、メインで伝えたいものやすぐに情報を届けたい箇所も変わってきます。
基本は過去データの流用で作業時間を短縮していますが、工夫も忘れないようにしています。
「当たり前の事だろ！」と言われてしまいますが、同じ話をしても受け取り側の受け取り方ひとつで内容が変わってしまうこともあります。
トークスクリプトを用意して会話を始めても、お客様により反応が違いますので話が逸れながらも、軌道修正をしながら対応するしかありません。
- ストレートに言われたくないお客様
- 遠回しの表現が苦手なお客様
と様々なタイプのお客様がいることを念頭におきながら、事実を正確に伝えることは非常に難しいと思いますが、最後は普段のコミュニケーションが助けてくれます。
お客様とは常にコミュニケーションを取り、いい関係性を築いておきましょう。
メールや電話や郵送物などたまに届いたらセールスの話ばかり…。なんて感じたことはありませんか？
何かを買ってほしいだけ連絡をしてしまうと、そのうちメールはや郵送物は開封されることもなく、電話も取り付いてもらえなくなってしまうかもしれません。
セールスやキャンペーンの時だけでなく、社内の様子を伝えるニュースレターや季節のご挨拶などお客様と定期的なコミュニケーションを取っておきましょう。
普段からコミュニケーションを取っていると、いざというとき必ず力になっていただけます。
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