こんにちは！マーケティングエッジ株式会社秘書の大矢です。
秘書という仕事は社外のお客様と接する機会が多く、直接お会いすることもありますが、やはり電話やメールなどでの対応がメインとなっています。
日々多くの社外のお客様とやり取りをしていますが、その都度お客様の顔を思い浮かべながら対応しています。
お客様の顔を思い浮かべることにより、よりお客様の立場に立って対応をすることができます。
お客様の笑顔を想像しながら対応すると、こちらも自然と笑顔になり、電話等の対応もスムーズに行くことが多く感じます。
メールの場合も同じく、お客様の笑顔を想像すると楽しく文章を作る事ができます。
人間なので体調の悪い日や気分が落ち込む日もありますが、それはお客様には関係ありません。
いつも最高の対応をするためにお客様の笑顔を想像しながら楽しく対応をしています。
そうは言ってもどうしても気力がわかない日もあります。
そんな時私はパソコンの横に鏡を出して、電話をするようにしています。鏡は現実をきちんと伝えてくれますので、暗い表情はもっと自分を暗くさせます。
暗い表情だと何故か声も低く、小さくなってしまいます。
でも鏡で笑顔を意識しながら電話をすると、自然と声もハキハキと大きくなります。
外から見るとかなり怪しいかと思いますが、暗い表情は社内のスタッフにも伝染してしまいます。
デスクで鏡を出すのが難しい場合は、一度トイレなどに行って鏡に自分の笑顔を見に行ってみるだけでも気分が変わります。
そしてボスも人間なので、いつも完璧な状態ではありません。体調の悪い日や気分がすぐれない日もあります。
秘書を長くやっていると足音でわかるという人もいらっしゃるかもしれません。
そんなご機嫌が悪い場合はどのような対応をするべきでしょうか。
もちろんボスのタイプにもよるかと思いますが、やはりベストは「いつもと全く変わらない対応をする」ことではないでしょうか。
秘書は家族や恋人ではありませんので過剰すぎる気遣いは不要で、そのような状態でもいつもと変わらず「ボスのビジネスができる」という環境づくりに徹底することが、秘書としての最高の気遣いになるのではないでしょうか。
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