こんにちは。
秘書の大矢です。
ここ最近とても忙しくしているのですが、
先日ふと会社のルールについて考えてみました。
（急な話で申し訳ありません…）
忙しい時に限って
普段考えないような事が頭に浮かんできます。
（現実逃避かもしれません…苦笑）
昔ボスが経営していた造園会社では
多くのルールが存在していました。
シンプルではありましたが、
ルール自体は多かったかと思います。
だからこそ、私たち社員は
単純に「ルールを守る」ということを徹底さえしていれば
毎日スムーズに問題なく業務を進める事ができました。
外から見れば「大変そう…」と思われたかもしれませんが、
実際に中にいるとそんなに大変ではありませんでした。
それはなぜだと思いますか？
答えはとても簡単です。
何かわからない事があれば
ルールブックである「マニュアル」を見れば
誰でもわかるようになっていたからです。
「マニュアルならうちにもいっぱいあるよ！」と言われそうですが
１つ質問をさせてください。
「そのマニュアル、本当に使われていますか？」
社員がマニュアルを使っている姿を見た事がありますか？
またご自身が最近いつマニュアルを使いましたか？
思い出してみてください。
どうでしょうか？
「あれ？使ってない」と思いませんでしたか？？
でもそれは不思議なことではありません。
どこの会社でもきっと同じような状況だと思います。
（実は我が社も…）
マニュアルを作るきっかけは
・新しい人が入ってくるから
・配置換えがあるから
など様々な理由があるかと思います。
文章だけじゃなく、図を入れたり、色をつけたりしながら
それぞれ思い思いのマニュアルを作ったはずです。
そしてデータを保存して、
プリントアウトしてホチキス止めをしたマニュアルを
所定の位置に置いて
自分のデスクでコーヒー片手にホッと一息…
ちょっと待ってください！
そのマニュアルはそのままでは死んでしまいます！
そしてマニュアルはあなたが作ってはいけません！！
まず、最初に言わせてください。
「マニュアルは生き物です」
マニュアルは作った後も「育て続ける」事が重要です。
おそらく多くの会社のマニュアルは、最初の数ヶ月は使っていても
仕事に慣れてきてしまうと誰もマニュアルを見なくなり、
いつかその存在さえ忘れられてしまっているのではないでしょうか。
だから担当者が変わるたび、
作業のクオリティに差が生じます。
仕上がりが良かったり、悪かったり
作業が早かったり、遅かったり、
安定しない仕事になってしまいます。
安定しない仕事は社内だけでなく
お客様にご迷惑をかけてしまいますよね。
「前の人はいい仕事してくれたのに、担当者が変わったら…」
なんて経験、誰もがありますよね。
しかし「生きている」マニュアルがあれば
誰が担当しても常に一定の安定を保つ事ができます。
書き込みがたくさんあり、紙の淵は折れ曲り、
皺だらけの「生きている」マニュアルがビジネスを安定させてくれます。
マニュアルは作品ではありません。
きれいなレイアウトでどれだけ見やすくても、飾ってあるだけでは
意味がありません。
マニュアルは使い込み、そして常に修正を加えていくことが重要です。
バージョンを常にアップして、間違いは訂正して
マニュアルを育て続けることを意識して見てください。
そして次に
「マニュアルを作るのは…教える方ではなくて教わった人！」
です。
「新しい人が入ってくるからマニュアルを作ろう」
とマニュアル作りをする機会が多いと思います。
でもマニュアルは教わった人に作ってもらってください。
経験や知識がある人がマニュアルを作ると
「抜け」がある事があります。
会社の当たり前のルールや
パソコンや会計の当たり前の知識など
教える側が「知っていて当然」と思い込んでいる事が抜けてしまいます。
しかし教わる方はその当たり前の事を
知らない事があります。
だからこそ、経験や知識がない「教わる人」が
真っ白な状態で作ったマニュアルの方がより細かく、
わかりやすいマニュアルとなります。
そして次に引き継ぐ時は「教わる人」が作ったマニュアルを
次に「教わる人」が手を加えてバージョンアップをしていきます。
すると常に最新のマニュアルが会社に存在するようになります。
マニュアルは作業の効率化の何よりの味方となり
また仕事のミスを防ぐ最大のアイテムです。
引き出しの奥に眠っているマニュアルがあれば、
一度手を加えて、育ててみてください。
息を吹き返したマニュアルは大きな力を発揮してくれるはずです。
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