ズバリ！秘書の仕事とは…

秘書の仕事とは？と聞かれると、皆様どのような答えを想像するでしょうか。

など様々な回答がでると思います。

しかし秘書の仕事は担当する社長や上司によって全く違います。秘書はその時々のボスに合わせて柔軟に業務をこなすしかありません。

すなわち秘書にはマニュアルがないのです。

しかしどんなボスについても共通の秘書の業務があります。
それは何だと思いますか？

それは…

「ずばり時間管理です」

「なんだ、やっぱりスケジュール管理じゃないか。」と思われた方もいらっしゃるかと思いますが、秘書は常にボスの貴重な時間を管理しています。

それはスケジュール管理だけではありません。

秘書がつくくらいの立場の人ですから、たくさんの仕事を抱えていて、毎日忙しく動き回っている方が多いでしょう。

そんなボスにつく秘書は、限られた時間の中で、ボスがいかに効率よく仕事をこなせるか？を考えて、一歩も二歩も先に秘書は準備・対応をしなくてはいけません。

など、自分のボスの時間をどれだけ効率的に使い、かつ売上や利益を最大限に確保するための時間管理をするか？ということを常に考えながら行動をしています。

当たり前のように読んでいる資料の向こう側に、秘書の目に見えない時間管理術が隠れているのです。

でも実際に秘書を採用しても、何をさせていいのかわからないので指示ができないといった理由で秘書の採用を躊躇している経営者も多いかと思います。

実際に秘書には定義はありません。

なぜならボスである経営者ご自身によって業務が全く違うからです。

他から見ると秘書ではない仕事をさせているように見えても、ご自身が秘書だ！と思っていればそれはあなたの立派な秘書となります。

そしてその秘書とマニュアルや定義を作り上げていけば、退職や人事異動などがあっても、業務の質が落ちることはありません。

私は秘書という業務を経験し、常に経営者の近くで物事を見ています。

経営者の近くにいるということは

など、とても良い経験をすることができます。

特に魅力的な経営者の周りには魅力的な経営者が集まりますので、とても貴重なお話を聞けたり、面白い場所に行ったりすることもできます。

しかし、もちろんいい経験だけではありません。

会社はいい時だけではなく、悪い時も必ずあります。それを繰り返し、乗り越え、会社も経営者も、そして秘書もたくさんのノウハウを蓄積して、より強い会社となっていくのではないでしょうか。