秘書の仕事はボスのスケジュール管理や情報の整理などがあります。
だからこそ、秘書自身の身の回りも整理整頓されていなければいけません。
以前鈴木が経営していた横浜の造園会社勤務時に徹底した「定位置管理」をしていました。
ボールペンや印鑑マットなどの事務用品だけでなく、クーラーやテレビのリモコンも定位置管理をしていました。
定位置管理をすることで余計な備品の購入をすることなく、また物がなくなることが無くなりました。
物を探すといった無駄な時間もなくなるので、余った時間で他の仕事をすることもできます。
定位置管理は目に見える物だけではありません。
パソコンの中のファイルなどのデータも定位置管理をします。
フォルダの保管方法やファイル名のつけ方など一定のルールを決めておけば、誰もが同じルールでファイルを保管することができ、またルールを理解していれば誰でもファイルを見つけることが出来ます。
少し時間が経過すると、どこにファイルを保管したか忘れてしまい、検索しても見つからず時間がもったいないので、最初からファイルを作って一息ついたら、ファイルが見つかった…。と愕然としたことがある人も多いかと思います。
社内やボスとの間だけのルールを決めておき、お互い何かを探して時間を無駄にすることを無くすことができたら、ストレスない仕事をすることができます。
個人で仕事をしていても、仕事をするうえでは必ず相手がいるので全くストレスなく仕事をするのは難しいことと思います。
特に秘書はお客様だけでなくボスに対しても、心遣いをしなくてはいけないのでストレスの多い業種かもしれません。
しかしどんな仕事も自分の気持ち次第でストレスを最少にすることはできます。
疲れがたまりむっとした表情で仕事をするより、どれだけ疲れていても笑顔で対応すれば不思議とストレスを感じることはありません。
暗い表情は仕事の出来も暗くします。楽しんで仕事をしていると仕事の出来もよくなります。
でも、ストレスのためすぎは体によくありませんので、そんな時には有給休暇などを使って1日何も考えずゆっくりするのもいいのではないでしょうか。
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