こんにちは！
秘書の大矢です。
あまりにも仕事量が多くて、何から手をつけていいかわからない…。
自分だけでなくそんな社員をよく見る…。
とそんな時、みなさんは何から手をつけ始めますか？
私のように一人で仕事をしていると、その最初の一歩が全てを左右することがあります。
さて、私は何から手をつけるでしょうか。
私のように一人で仕事をする場合や、
少ない人数で多くの仕事量をこなさなくてはいけない場合
一番怖いのが「仕事が終わらない」ということです。
人が少ないから、時間がないから終わりませんでした
というのは言い訳にはなりません。
それを避けるためには私はまず、
「今日の仕事を洗い出す」
という時間を朝一に取ります。
慌てて片っ端から仕事に手をつけることはしません。
まず今日１日やらなければいけない仕事を机の上に並べます。
そしてその中から優先度の高いものを選び出し、その順番で並べます。
順位の低いもので自宅で作業ができそうなものは、事務所では手をつけません。
並べる方法は
資料そのものを並べてもいいですし、付箋で並べてもいいと思います。
あとはその順番に仕事を進めるだけです。
よそ見はせず、その順番で淡々と仕事を行います。
しかし、仕事とは必ずイレギュラーが起こり、急ぎの仕事が入ったりします。
でもそこで慌てないでください。
急ぎの仕事もイレギュラーな対応も、作った列に並び入れれば問題ありません。
そして仕事をする人が自分しかいない場合は、作業の列は１列にしてください。
並行して仕事をしなければいけなくても、
作業をする人が一人しかいないのであれば１列になっていないと、
どこかでパニックになってしまいます。
パニックになるのが一番時間のロスです。
そして午後に入ったら残りの作業量を見直しましょう。
退社時間から逆算すれば今日中に終わるか終わらないかの判断ができます。
どうしても今日中に終わらせたければ
作業スピードを上げる
退社時間を遅らせる
など、自分自身で調整することができます。
※退社間近になって残業するのか…とわかると疲れも大きいですが、
最初から計画された残業であればストレスも少なく済みますよね。
機械的な作業に見えるかもしれませんが、
大量の作業を終わらせるためには
まず朝一に作業の整理をすることで
自分の中で仕事量が把握でき、
そして頭を整理することができます。
どれだけ忙しくてもその朝一の仕事の整理の時間は必ず設けています。
本当に忙しくなるととても長〜い作業の列ができるので、
少し気分が塞ぎ込みますが
１つ１つ作業が減っていくのを見ると達成感を感じます。
そして帰りには机の上が綺麗になっている…、
そんな小さな繰り返しが、バックヤードの仕事なのかもしれません。
派手さはありませんが、私はこの仕事が大好きなのかもしれません。
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